Menggelar sebuah acara besar membutuhkan perencanaan yang matang dan eksekusi yang tepat. Sayangnya, tidak semua jasa Event Organizer (EO) mampu memenuhi harapan klien. Baru-baru ini, sebuah acara yang seharusnya meriah dan sukses berubah menjadi kekacauan karena kelalaian EO yang terlibat. Berbagai masalah muncul, mulai dari panggung yang tidak sesuai spesifikasi hingga masalah teknis lainnya yang membuat jalannya acara terganggu.
Kronologi Kejadian
Acara yang diadakan di salah satu hotel ternama ini seharusnya menjadi perayaan penting dengan tamu-tamu VIP yang diundang khusus. Namun, beberapa jam sebelum acara dimulai, masalah mulai muncul. Panggung yang dibangun oleh EO ternyata tidak sesuai dengan pesanan. Dekorasi tidak lengkap, dan tata letak kursi serta pencahayaan juga tidak terorganisir dengan baik.
Tidak hanya itu, sistem suara bermasalah sehingga acara harus beberapa kali dihentikan karena suara yang terputus-putus. EO yang bertanggung jawab tampak tidak siap untuk menangani kendala-kendala ini, dan para tamu VIP yang sudah hadir merasa kecewa.
Masalah Teknis dan Logistik
EO tersebut tidak hanya bermasalah pada teknis panggung dan pencahayaan, tetapi juga pada manajemen waktu. Acara yang seharusnya dimulai tepat waktu, terlambat lebih dari satu jam karena persiapan yang belum selesai. Hal ini menciptakan suasana yang tidak profesional dan menyebabkan ketidakpuasan dari para tamu dan klien.
Selain itu, kurangnya koordinasi antara tim EO dengan vendor-vendor lain, seperti penyedia dekorasi dan sound system, menyebabkan komunikasi yang buruk. Akibatnya, beberapa elemen penting acara tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Pelajaran Penting
Kejadian ini memberikan pelajaran penting bagi siapa pun yang ingin menggunakan jasa EO. Penting untuk memilih EO yang profesional, berpengalaman, dan memiliki reputasi yang baik. Jangan ragu untuk menanyakan portofolio acara yang pernah ditangani sebelumnya dan memastikan EO memiliki tim yang mampu menangani segala aspek acara dengan baik. Menggelar acara yang sukses membutuhkan lebih dari sekadar ide kreatif—eksekusi yang sempurna juga merupakan kunci.